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用易查分制作各类承诺书,支持在线签名、一键导出PDF打印

09 12月
作者:易查分|分类:易查分使用经验分享

工作中,经常会涉及各类承诺书的制作与签署,比如:校园安全承诺书、企业保密承诺书、产品售后承诺书等等;传统的承诺书制作与签署流程是:印刷承诺书>下发纸质承诺书>员工/学生家长签字>企业/学校老师收集上交。整个过程不仅繁琐而且效率较低,还浪费纸张。

其实我们可以利用易查分在线制作一个集承诺书内容、在线签名及一键导出PDF文件于一体的线上承诺书,支持在线直接审批及签署,还可以直接打印及存档电子版,所有内容均在一个PDF文件里,方便查找和存档(如下图,这是导出文件中的一页)。


如何制作?


准备电子表格

根据需求,提前制作好电子表格(内容包括姓名、学号等需要验证的信息;以及需要用户确认的内容,该部分内容可以在可修改列里设置,表格里只需要包含表头即可);


登录易查分

登录易查分,没有账号的老师可以在官网免费注册发布账号;


创建查询

按照常规创建查询步骤新建查询,在第三步设置查询条件环节,使用“可修改列”设置用户需要确认的内容;可修改列的输入类型包括文本框、单选、多选、日期、手机号、身份证号、图片、预置数据分配、填写时间9大设置选项,大家可根据具体情况自行选择输入类型进行设置;


查询结果页提示文字输入框,可以将承诺书内容复制到该输入框里,然后点击提交生成查询(查询结果页提示文字编辑框较小,承诺书内容也可以在完成发布后,点击查询管理-高级-查询结果中设置);


设置承诺书

1、完成查询创建后,点击查询管理-高级-查询结果进入设置;


2、查询结果页标题:可以根据自己的需求自定义设置(如:校园安全承诺书);如果不修改,默认会显示“查询结果”4个字,导出的PDF则会显示查询名称(注:修改查询结果页标题功能仅支持金牌及以上会员使用,联系客服可以免费升级金牌会员);


3、查询结果页提示文字:这里的内容就是新建查询时的查询结果页提示文字,这里可以对承诺书内容进行修改、编辑;


注:VIP3及以上会员,还可以使用富文本框编辑查询结果说明文字,包括字体设置、颜色设置、对齐设置、超链接设置、图片上传等;


打开“查询结果说明显示在表格上方”开关,可以让查询结果页提示文字显示在表格上方;默认不开启则提示文字显示在表格下方;


下图是打开和关闭这个选项的对比;


4、查询结果显示的列:根据需求,可以设置显示在查询结果页里面的列;以本次校园安全承诺书为例,需要用户确认安全手册的学习情况以及对学习进行承诺,则查询结果列全部勾选。


5、在“查询管理-高级-附加功能”里开启手写签名功能,可以让用户在查询结果页面手写签名,以此来确认查询信息的准确性,并对签名内容负责,可以作为后续跟踪的凭证。


完成上述设置后,一个具备承诺书内容、在线签名于一体的校园安全承诺书就制作好啦!


用户打开这个查询,即可查阅承诺书内容、填写学习情况、本人承诺及手写签名


待用户填写完承诺书后,还可以按照下面的方法下载PDF格式的承诺书文件:


如何导出为PDF格式?

导出PDF功能,可以把每条查询记录,按照查询结果的样式导出为PDF文件。


操作方法:


1、进入查询管理,找到需要导出的查询,点击后面的“导出”按钮-选择导出为“pdf格式,用于打印纸质版”;


2、然后点击“生成文件”按钮,生成完成后,会显示“下载文件”按钮,点击即可下载;


3、点击下载后,“下载文件”按钮会变成灰色,如果需要再次下载,则需要重复上方操作,即可再次下载;


使用技巧:


1、点击生成文件,如果文件较大,生成时间会比较长,这个时候我们可以最小化页面,进行别的工作,待生成完成后,“下载文件”按钮会变成“下载文件”按钮;


2、如查询里包含图片,导出PDF时可以设置图片最大高度,使上传图片与文字信息在同一个页面,方便打印存档;


3、导出的记录都保存在同一个PDF文档里;


4、导出文件可以用作打印每人一张的成绩单、工资单、个人档案等;


5、如果查询结果里包含图片,导出的PDF文件里也会包含图片。


6、如果要修改导出文件中表格的配色,点击此处查看页面风格设置教程。


总结:

使用易查分的制作承诺书功能,可以制作安全、防溺水、疫情防控、企业保密承诺等各类需要手写签名的承诺书。制作承诺书,主要用到下面的功能:


1、制作电子表格,新建查询,用以验证用户身份;


2、新建查询第三步,使用“可修改列功能”设置用户需要提交的内容;


3、查询管理-高级-查询结果-查询结果提示文字里编辑承诺书内容;


4、查询管理-高级-附加功能中开启手写签名;


5、查询管理-导出-导出PDF功能,将查询内容输出为一个PDF文件。


6、打开查询管理-高级-查询结果-查询结果说明文字显示在表格上方开关,用于承诺书内容显示在提交内容的上方。


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